Das Einkaufsinformationssystem ist ein webbasiertes
System für das Einkaufsmanagement, das mehrere Aufgabenbereiche
unterstützt:
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Informationsmanagement für den Einkauf |
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Lieferantendokumentation |
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Produktdokumentation |
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Einkaufsplanung |
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Abwicklung und Überwachung der Bestellungen |
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Statistiken zu Lieferanten und Produkten |
Das System stützt sich auf Module des Warenwirtschaftssystems Dialog
Data UniSale und ist modular konzipiert, wobei etliche
Teilfunktionen auch nachträglich eingeführt werden können. |
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| Lieferanteninformationssystem |
| Das Lieferanteninformationssystem dient der
zentralen Dokumentation aller lieferantenbezogenen Aspekte. Hier
werden Informationen zu den angebotenen Produkten ebenso gesammelt
wie Dokumente (Geschäftsbedingungen, Vereinbarungen und
Verträge). |
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| Effizient unterstützt wird das
Lieferanteninformationssystem durch zwei eigenständige
Subsysteme, die oben bereits detaillierter behandelt werden: |
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| Das Dokumentenmanagement
liefert eine Übersicht über die zu jedem Lieferanten
verfügbaren Schriftstücke und stellt sie auf dem Monitor dar,
sofern entsprechende Dateien und die zugehörigen Anzeigeprogramme
verfügbar sind, oder liefert wenigstens Hinweise auf den Lagerort
(etwa bei Katalogen oder Zeitschriften). |
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| Mit dem Bewertungssystem
kann ein Rating der Lieferanten nach beliebigen Kriterien
vorgenommen werden, wobei auch die Entwicklung der verschiedenen
Merkmale über beliebige Zeiträume beobachtet werden kann.
Zusätzlich kann dieses System auch zur Bewertung von Angeboten
bei Ausschreibungen eingesetzt werden. |
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| Wichtige Informationen zur Beurteilung von
Lieferanten bringt die Aufzeichnung und Analyse von Beschwerden
und Mängelrügen sowie die Ermittlung der Fehlerquote
in Lieferungen. |
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| Beschaffungsinformationssystem |
| Das Beschaffungsinformationssystem kontrolliert den
Informationsbestand im Einkauf, der sich auf Informationen zu
Produkten bezieht. |
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| Analog zu den Lieferanten kann ein
Dokumentationssystem zu Produkten eingesetzt werden. |
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| Für jeden Artikel wird zumindest eine Bezeichnung,
für Bestellungen auch ein Lieferant und ein Preis benötigt. |
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| Darüber hinaus kann das Produktinformationssystem
das Dokumentenmanagement
nutzen, um beliebige Informationen (Datenblätter,
Produktbeschreibungen, Angebote) zu bestimmten Produkten zu
sammeln. |
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| Das Bewertungssystem
kann im Bereich der Artikel ebenfalls für verschiedene Zwecke
genutzt werden. |
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| Bestellwesen |
| Das Bestellwesen umfasst mehrere Teilsysteme, mit
denen Planung, Beschaffung und Wareneingang kontrolliert werden. |
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| Einkaufsplanung |
| Die Einkaufsplanung ist ein Dispositionsinstrument
des Finanzmanagements, mit dem ein Einkaufsbudget verwaltet und
die Verwendung der verfügbaren Mittel gegliedert nach
Warengruppen und Perioden geplant wird. |
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| Ähnlich wie bei den Bestellungen selbst werden
für beliebige Lieferzeitpunkte, Lieferanten und Artikel Mengen
und Bestellwerte vorgegeben. |
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| Diese Werte liefern Informationen über den
geplanten Beschaffungsaufwand in künftigen Perioden, gleichzeitig
dienen sie als Limit für den Einkauf. |
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| Bestellverwaltung |
| Die Bestellungen werden über Webseiten mit
Artikel, Menge, Preis und Liefertermin erfasst und stehen für
Auswertungen sofort zur Verfügung. |
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| Für die Weiterverarbeitung der gespeicherten
Bestellungen (Genehmigung, Weiterleitung an den Lieferanten) sind
verschiedene Lösungen möglich. Im günstigsten Fall kann die
Bestellung beim Lieferanten vollautomatisch über EDIFACT
abgewickelt werden. |
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| Wareneingang |
| Mit dem Wareneingang werden offene Bestellungen
oder Bestellpositionen abgeschlossen und gleichzeitig verschiedene
Werte für das Informationssystem gesammelt. |
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| Abweichungen der Lieferdaten von den Bestelldaten
werden für die Lieferanteninformation gespeichert und können
sich auf Terminabweichungen, Preisänderungen, Falschlieferungen
oder defekte Waren beziehen. |
Software
