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Checkliste Personalsystem

MIBS Personalmanagement
Stellenplanung

Die Stellenplanung wird aus der Arbeitsplatzdatenbank über den kurz-, mittel- und langfristigen Personalbedarf informiert und bei der Organisations- und Stellenplanung unterstützt. Ebenso ergeben sich hier wertvolle Informationen zur Personalbeschaffungsplanung sowie zur Planung der Aus- und Fortbildung der Mitarbeiter. Daneben kann das System zur Planung der Personalentwicklung für Stellvertretung, Nachfolge oder Laufbahn herangezogen werden, wobei auch die mit allen Personalmaßnahmen verbundenen Kosten analysiert werden.

Die Analyse der Stellenanforderungen kann Informationen über Arbeitsplätze mit besonders niedrigem Arbeitsniveau und Hinweise auf mögliche Maßnahmen zur Bereicherung der Aufgaben an solchen Stellen liefern.

Analog erhält man durch Vergleich der Stellenanforderungen mit der Qualifikation der Stelleninhaber Informationen über mögliche Über- oder Unterqualifikation von Mitarbeitern, die in den meisten Fällen zu einer dauernden Über- bzw. Unterbelastung und damit zu einer Beeinträchtigung der Leistungsfähigkeit führt.

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Hinweis: Ein spezielle Form der Personaleinsatzplanung ist die Generierung von Dienstplänen, die ein Subsystem der MIBS Zeitwirtschaft ist.

Der Dienstpostenplan

In der Arbeitsplatzdatenbank sind die einzelnen Stellen definiert. Bei Bedarf können dazu Anforderungsprofile sowie die geplanten Personal- und Anlernkosten festgelegt werden.

Für die besetzten Stellen kann im Dienstpostenplan der Stelleninhaber eingetragen werden. Falls sich mehrere Personen eine Stelle teilen, können bis zu drei Stelleninhaber mit Angabe des jeweiligen Prozentanteils eingetragen werden.

Jede Stelle enthält Angaben über die Soll-Arbeitszeit sowie über die geplante Einstufung des Stelleninhabers, denen die Ist-Werte aus dem Personalstamm gegenübergestellt werden können.

Ein ähnliche Auswertung wie der Dienstpostenplan liefert der Stellengliederungsplan. Hier wird eine Gliederung der gesamten Organisation nach Unternehmensbereichen, Geschäftsbereichen und Abteilungen ausgegeben, wobei für jede Stelle die Stellenbeschreibung ausgedruckt wird. Man erhält hier also eine der organisatorischen Struktur des Unternehmens entsprechende Beschreibung aller Aufgaben des Betriebs.

Dienstpostenauswertungen

Der Dienstpostenplan liefert Informationen für eine Vielzahl von Auswertungen: Es sind hier Informationen über Unternehmensbereich, Hierarchie, Geschäftsbereich, Abteilungen und Kostenstellen, Arbeitsplätze, Stelleninhaber, Qualifikationen, Arbeitszeiten und Personalkosten verfügbar, die nach allen hier gespeicherten Kriterien ausgewertet werden können. Bei den Dienststellen steht zusätzlich die Unterscheidung zwischen besetzten, unbesetzten und geplanten Dienststellen zur Verfügung. Da sowohl Stellen wie Stelleninhaber mit individuell bestimmbaren Kennzeichen versehen werden können, ist die Anzahl der möglichen Auswertungen praktisch unbegrenzt.

Der Dienstpostenplan selbst kann nach Kostenstellen bzw. Abteilungen sortiert mit den einzelnen Stellen und Stelleninhabern ausgedruckt werden.

Sowohl aus den Anforderungsprofilen der Stellen wie auch aus den Eignungsprofilen der Stelleninhaber lassen sich zahlreiche Übersichten über die verschiedenen Qualifikationsmerkmale anfertigen: Wie viel Stellen benötigen einen LKW-Fahrer, welche Abteilungen beschäftigen Mitarbeiter mit Englischkenntnissen, wo fehlt ein Computer-Fachmann?

Personalbedarfsprognose

Über die künftige Entwicklung des Personalbedarfs enthalten Arbeitsplatz- und Personaldatenbank Informationen von fundamentaler Bedeutung:

Einerseits zeigen die geplanten Dienststellen und die vorgesehenen Änderungen des Anforderungsniveaus, welcher Bedarf sich aus den Änderungen der organisatorischen Struktur ergibt. Andererseits liefert die Auswertung der bereits bekannten vorübergehenden oder dauerhaften Abgänge (Grundwehrdienst, Pensionierungen) ein Bild über den zu erwartenden Personalbedarf und die Anforderungen an die Personalbeschaffung.

• Für welche Merkmale zeigen sich die stärksten Abweichungen von den Normalanforderungen?
• Welche Ausbildungsmaßnahmen sind nötig, um die durch Pensionierungen im kommenden Jahr entstehenden Änderungen der Qualifikationsstruktur mit den verbleibenden Mitarbeitern auszugleichen?
• In welchen Abteilungen sind mehrere Stellen mit Personen derselben Qualifikation besetzt?
• Für welche Stellen gibt es im Krankheitsfall keine geeignete Ersatzkraft?

Die Analysen können sich damit befassen, wie weit der voraussichtliche Bedarf durch Umschichtungen und Ausbildungsmaßnahmen innerhalb der eigenen Belegschaft befriedigt werden kann, während Kostenanalysen den Anlern- und Schulungsaufwand für die zu besetzenden Stellen sowie die Auswirkungen dieser Veränderungen auf die Personalkosten zeigen.