Zeitwirtschaft
Zeitabrechnung

Während sich Zeitaufzeichnung und Zeitauswertung nur mit den gebuchten Anwesenheitszeiten der einzelnen Benutzer befassen, was für eine große Palette von Anwendungen - etwa eine Analyse der Besuchszeiten in einem Fitnesscenter - ausreichend ist, werden in der Zeitabrechnung auch Abwesenheitszeiten verarbeitet und Funktionen der Lohnverrechnung in das System eingebunden.

Da die von der elektronischen Zeiterfassung übernommenen Daten in der Regel nur die Anwesenheitszeiten der Dienstnehmer enthalten, werden die fehlenden Urlaubs- und Krankzeiten händisch mit einem Erfassungsprogramm oder im Intranet über entsprechende Schnittstellen im lokalen Informationssystem InfoLink nachgetragen. Damit verfügt das System über sämtliche Arbeitszeiten und Abwesenheiten der Dienstnehmer und kann diese Daten mit verschiedenen Zeitmodellen in Beziehung setzen, woraus Mehrarbeit, Überstunden, Sonn- und Feiertagsarbeit oder zeitabhängige Zuschläge für die Lohnabrechnung ermittelt werden können.

Die Zeitabrechnung ist ein Teilsystem des MIBS Zeitmanagements, das folgendermaßen mit den übrigen Modulen dieses Subsystems verknüpft ist:

Prinzipiell kann die Zeitabrechnung ohne vorgelagerte Zeitaufzeichnung eingesetzt werden, wenn die benötigten Informationen aus einem anderen System übernommen werden können oder die Anwesenheitszeiten händisch erfasst werden.

Die Abwesenheitszeiten (Urlaub, Krankheit, Arzt und ähnliche) können in der Regel nicht von den Dienstnehmern selbst gebucht werden, sondern müssen von einer dazu befugten Stelle in das Zeitabrechnungssystem eingegeben werden. Das kann je nach Konfiguration direkt am Zeiterfassungsplatz oder aber zentral innerhalb des Lohnsystems erfolgen.

Ebenso kann die Auswertung der Buchungen zur Kontrolle von Überstunden oder zur Analyse von Fehlzeiten zentral im Lohnbüro oder dezentral in Abteilungen oder Filialen erfolgen. Auch kann ein Informationssystem für die Dienstnehmer eingerichtet werden, das über den aktuellen Stand an Überstunden, Mehrarbeit oder Fehlzeiten informiert.

Die Ergebnisse der Zeitabrechnung werden automatisch in das Lohnsystem übernommen und in der Lohn- und Gehaltsabrechnung weiterverarbeitet.

Der Datentransfer und die Integration in das Lohnabrechnungssystem erfolgen auf einfache Weise über standardisierte Schnittstellen. Die Übernahme der Daten in das Lohnsystem kann wahlweise über Disketten, über das Modem oder über das Netzwerksystem erfolgen. Über ein lokales Netz oder über ein Modem können auch dezentrale Stellen - etwa Abteilungsleiter - auf alle Informationen über Arbeitszeiten und Fehlzeiten direkt zugreifen.

Die Parameter zur Zeiterfassung und -abrechnung können für bis zu 63 Dienstnehmergruppen (Kollektivverträge) angelegt werden und umfassen jeweils mehrere Gruppen von Steuerungsangaben.

Eine dieser Gruppen definiert die Zeitabrechnungsperioden, die nicht mit den Lohnabrechnungsperioden übereinstimmen müssen. Im Gastgewerbe werden beispielsweise die freien Tage derzeit innerhalb eines Zeitraums von jeweils vier Wochen ausgeglichen. Dabei beginnt jede neue Vierwochenperiode unabhängig von Kalendermonaten und Lohnabrechnungsperioden immer am Tag nach dem Ende der vorangegangenen Periode. Es gibt hier innerhalb eines Jahres also mindestens 13 Ausgleichsperioden und daher wenigstens eine Abrechnungsperiode, in die zwei solche Ausgleichsperioden fallen. Aus diesem Grund ist zu jeder Ausgleichsperiode auch die zugehörige Abrechnungsperiode anzugeben.

Die zweite Gruppe von Parametern umfasst die Sollanwesenheitszeiten pro Tag. Für jeden Wochentag können bis zu drei Beginn- und Endzeiten angegeben werden. Stempelungen außerhalb dieser Zeit werden wahlweise entweder nicht akzeptiert oder es wird eine Liste von Anwesenheiten außerhalb der Sollzeiten ausgedruckt. Diese Überschreitungen werden auch im Erfassungsprogramm dargestellt.

Die dritte Parametergruppe steuert die Zeitabrechnung. Sie enthält die Normalarbeitszeiten pro Wochentag, aus denen das System die Ausfallszeiten ermittelt. Weiters werden hier bis zu 15 Bewegungsarten definiert, die in der Zeitabrechnung außer den Anwesenheitszeiten anfallen können: Krank, Urlaub, unbezahlter Urlaub, Arzt oder Pflegefreistellung. Zu jeder Bewegungsart wird neben einigen Steuerungsangaben die Lohnart festgelegt, unter welcher sie abgerechnet werden soll. Schließlich werden hier die zeitabhängigen Zulagen mit der Uhrzeit angegeben, innerhalb der ein Anspruch auf die Zulage besteht, zum Beispiel Nachtzulage von 20:00 bis 6:00 Uhr. Dazu wird festgelegt, ob die Zulage an Werktagen, an Samstagen, an Sonn- und Feiertagen oder immer abzurechnen ist und unter welcher Lohnart sie in der Abrechnung aufscheinen soll.

Mit einigen zusätzlichen Parametern werden Informationen zu Feiertagsentgelt und -überstunden, Mehrarbeit, Ausgleich von Überstunden und Behandlung von Minusstunden gespeichert.

Die Datumsfunktionen kennen zwar alle fixen und beweglichen Feiertage bis zum Jahr 2079, sind aber nicht über betriebsspezifische und kollektivvertragliche Gegebenheiten informiert, etwa in welchem Umfang der 24. Dezember ein Arbeitstag ist.

Der Systemkalender kann durch Eingabe zusätzlicher arbeitsfreier Tage an die tatsächlichen Verhältnisse angepasst werden. Daneben können in den Personaldaten spezielle Arbeitstage und Feiertage festgelegt werden, etwa der 24. oder 31. Dezember mit jeweils 4 Stunden Arbeit und 4 Stunden bezahltem Feiertag. Da diese arbeitsfreien Tage möglicherweise nicht für alle Dienstnehmer in gleicher Weise gelten, können sie sowohl unternehmensweit wie auch für einzelne Dienstnehmergruppen gesondert festgelegt werden.

Für das Gastgewerbe können eigene Dienstpläne mit Verschiebung der Sonn- und Feiertage erfasst werden. Das System kann auch Sollarbeitszeiten beobachten und Mehrdienstleistungen melden, die auf Grund von frühzeitigem Arbeitsbeginn anfallen, etwa wenn ein Mitarbeiter, dessen Arbeitszeit um 6 Uhr beginnt, täglich schon um 5:30 Uhr anstempelt und sich dadurch pro Woche 2,5 Überstunden ergeben.

Das Zeitabrechnungssystem ist so konzipiert, dass es als eigenständige Applikation eingesetzt werden kann.

Die Anwesenheitszeiten werden über eine Importschnittstelle von einem Zeitaufzeichnungssystem übernommen oder mit dem Zeiterfassungsprogramm händisch eingegeben. In diesem Programm können auch Korrekturen von Fehlbuchungen vorgenommen werden.

Die eigentliche Aufgabe des Erfassungsprogramms liegt in der Eingabe der nicht gestempelten Abwesenheiten wie Krankenstand oder Urlaub. Je nach Art der Abwesenheit können die Buchungen entweder mit Datum und Zeit des Beginns und Endes oder aber - etwa bei Urlaub - mit Beginn- und Enddatum erfasst werden. Im letzteren Fall ermittelt das System automatisch die Sollarbeitszeit für jeden Kalendertag, wobei nicht nur Wochenenden und Feiertage, sondern auch regelmäßig anfallende Nacharbeitszeiten entsprechend berücksichtigt werden.

Die Werte der Zeitabrechnung können jederzeit über den Bildschirm in Form einer nach Wochen gegliederten Übersicht für die jeweilige Abrechnungsperiode abgefragt und in vielfältiger Form ausgewertet werden.

Auch im lokalen Informationssystem Dialog Data InfoLink ist diese Funktion verfügbar:

Die Darstellung einer ähnlichen Abfrage im lokalen Informationssystem InfoLink finden Sie in einem der folgenden Abschnitte dieser Dokumentation.

Ist keine automatische Zeiterfassung installiert, können die Anwesenheitszeiten von den Stempelkarten mit diesem Programm direkt eingegeben werden und werden dann in derselben Form weiterbehandelt wie die automatisch übernommenen Zeiten.

Damit die Erfassung der Abwesenheitszeiten und allfällige Korrekturen direkt bei den elektronischen Stempeluhren (zum Beispiel von den einzelnen Filialleitern) vorgenommen werden können, ist das Erfassungsprogramm sowie ein Großteil der Auswertungsprogramme auch für den Einsatz auf Personalcomputern unter MS-DOS verfügbar. In diesem Fall werden die Datensätze der elektronischen Stempeluhren nicht in das Lohnsystem, sondern in das PC-Zeitabrechnungssystem übernommen und dort in derselben Form wie unter UNIX bearbeitet. Die aufbereiteten Zeitdateien werden dann anstelle der Stempel-Protokolldateien in das Lohnsystem übernommen.

Während die Aufzeichnung der Anwesenheitszeiten mit Datum und Uhrzeit oder der Abwesenheiten relativ unspektakulär ist, liegt die eigentliche Leistung des Systems in der Abrechnung und Bewertung der vorliegenden Buchungen in Abhängigkeit von den dem Dienstnehmer und den einzelnen Bewegungsarten zugeordneten Bewertungsmodellen.

Das Zeitabrechnungssystem ermittelt aus diesen Informationen alle datums- und zeitabhängigen Lohnbestandteile wie Sonn- und Feiertagszuschläge, Nachtzuschläge, S/F- und Nachtüberstunden entsprechend den für den betreffenden Mitarbeiter gültigen Kollektivvertragsbestimmungen. Daneben führt das System Zeitausgleichs- und Mehrarbeitsabrechnungen innerhalb der jeweiligen Lohnperiode aus und ermittelt die Ansprüche auf erhöhte Lohnsteuerfreibeträge für Nacht- und Schichtarbeiter.

Ist das Anspruchsverwaltungssystem installiert, werden die Fehlzeiten automatisch bewertet und im Abrechnungssystem berücksichtigt. Die Zeitabrechnung kann jedoch auch ohne Anspruchsverwaltung uneingeschränkt genutzt werden. Es sind in diesem Fall die Abwesenheitszeiten entweder durch händische Berechnung oder Multiplikation der Zeiten mit einem fixen Stundensatz innerhalb der Abrechnung zu ermitteln.

Die Zeitabrechnung ist in das Erfassungsprogramm integriert, weshalb die wichtigsten Ergebnisse permanent schon bei der Eingabe ersichtlich sind und auch bei der automatischen Übernahme, die in beliebigen Abständen erfolgen kann, laufend eingesehen werden können.

Wie jedes Anwendungssystem der Dialog Data enthält auch die Zeitabrechnung ein Summenlistenprogramm, das nach beliebigen Kriterien Selektionen erlaubt und alle verfügbaren Datenfelder als Sortierschlüssel nutzen kann.

Mit diesen Auswertungen können Übersichten über den aktuellen Bestand an Überstunden oder die je Kostenstelle geleisteten Arbeitsstunden ebenso hergestellt werden wie Vergleiche mit beliebigen früheren Perioden.